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Web Limited Series Web限定連載

2020年06月08日
  • テレワーク

コロナ禍の今こそ考えたい(後編)
テレワーク・マネジメントと
情報セキュリティー

テレワーク研究の第一人者である、比嘉邦彦氏へのインタビュー後編。テレワークで課題となりがちなマネジメントのあり方や情報セキュリティーの考え方、またアフターコロナのテレワークの方向性について語っていただいた。

比嘉邦彦
東京工業大学 環境・社会理工学院
イノベーション科学系・技術経営専門職学位課程 教授

1988年州立アリゾナ大学経営・経営情報システム専攻でPh.D.を修得。同大学講師、ジョージア工科大学助教授、香港科学技術大学助教授などを経て1999年より現職。テレワークをメインに21世紀の情報システムのあり方、組織改革、地域活性化などについて、独自の観点で研究し続ける。日本テレワーク学会特別顧問、日本テレワーク協会アドバイザーを務めるほか、官公庁のテレワーク推進事業に関連した委員・委員長・評価委員などを多数務める。主な著書に『クラウドソーシングの衝撃』(インプレスR&D)など。

テレワークでのマネジメント:
「タスクのチケット化」が効く

テレワークが功を奏している企業は、共通してマネジメントの仕方を変えています。しかしながら、部下のコンディションと仕事の状況の把握が大切なのは、対面でもテレワークでも変わらないでしょう。「テレワークだと、部下の管理ができない」と不満を述べる管理職もいますが、「自分は仕事を管理する能力がない」と言っているようなものです。

またテレワークを行う日の前後に業務計画書や報告書を提出させることも、“仕事”より“態度”の管理になりがちです。ましてや就業中は会議システムのカメラを常時ONにする、テレワーク用のマネジメントツールを導入して就業中のキーストローク(コンピューターのキーボード操作)の長さを計測する、デスクトップの画像をキャプチャして管理職に自動送信するといった“監視”行為は、コスト的な負担増となるばかりでなく、従業員に強いストレスを与え、モチベーションも生産性も下げることにつながりかねません。テレワークではリアルな場でのマネジメント以上に、上司と部下の信頼を築くことが重要なのです。

望ましいテレワーク・マネジメントの要素には、「能力やスキルに応じた適切なタスクの振り分け」「具体的な指示」「仕事の管理」が挙げられます。勤務態度や就労時間以上に、仕事の中身に目を向けることが重要なのです。

これを叶えるには、「タスクのチケット化」を行うことです。案件ごとに、「アウトプットのクオリティー」「必要なリソース」「メンバーのスキル要件」「期限」を明文化し、ワーカーとのマッチングを図っていきます。タスクの洗い出しにより仕事を部分的に切り出せるようになり、一人に過剰な負荷がかかることを防いだり、アサイン時のミスマッチを回避したりできます。また部下の職能を、客観的に測れるようになるのも大きな利点です。

Image by elevartuch/PIXTA
テレワークによって、プロセス管理が円滑に

そして意外かもしれませんが、テレワークはやり方次第で、オフィスワーク以上に業務プロセスの可視化が進み、業務の質が高まります。ある大手企業の営業所の例を紹介しましょう。

その営業所では、モバイルワークの導入を機に直行直帰を原則とし、営業所には毎週の定例会議の際に出社すればよいという形に変更しました。当初は大半の現場マネジャーが反対したそうです。外回りから戻って来た部下の表情を見て、報告を聞き、発破をかけることが自身の仕事だと認識していたからです。

ところが導入して3カ月ほどで、マネジャーたちの考えは変わります。営業所への移動時間が削られ、上司と顔を合わせない分、部下たちが提出するレポートの内容が充実していったからです。取引先で何を話し、どんな課題が見つかったのか。そして、今後打つべき施策は何かといった点が具体的に整理されるようになりました。なおかつ、レポートは商談の直後に記入されるため、マネジャーは以前よりも素早く、ほぼリアルタイムで状況をつかめるようになったのです。仕事の中身が見えれば、指示も具体的になります。営業成績は上がり、従業員のパフォーマンスも業務プロセスに基づいて評価できるようになったのは言うまでもありません。加えて文書化によって共有もしやすくなり、部員同士でアドバイスし合うようになったそうです。

適切な助言をもらえるようになると、部員たちも情報を隠すほうがマイナスだと感じるようになります。そのため報告の精度はますます上がり、文章力とともに要点をつかむ力も向上しました。さらに直接会える機会が限られることから、ミーティング自体の質も大幅にアップしたといいます。テレワークの導入がポジティブに機能した好例といえるでしょう。

テレワークがオフィスワークに敵わない点

ただし断っておきたいのですが、テレワークとオフィスワークは二項対立で語られるべきものではありません。たとえば今春の新入社員は、入社早々に在宅勤務を余儀なくされたところも多いと思います。オンラインで帰属意識を培うのは、簡単なことではありません。リアルな触れ合いによって、芽生える感情もあるはずです。

それにテレワークはリアルな場と違い、コミュニケーションの壁が生じがちです。ビジネスチャットやメールでいつでも連絡がとれる、すぐにビデオ会議を行える状態にするなどして、ネガティブなことも気軽に相談できる環境を整えておく必要があります。また一人で仕事をしていると孤独感に襲われ、メンタルが不安定になる人も出てきます。ビジネスチャットに雑談スレッドを立てる、フリートークのオンラインミーティングを開くなど、“遊び”を設けるとよいでしょう。

Image by Rawpixel/PIXTA
情報セキュリティー:インシデントリスクに応じて
情報をレベル分けする

もう1つ、テレワークというと情報セキュリティーの確保が気になるところでしょう。けれども実際は、“テレワークだから”注意すべきという事項はほとんどありません。ほとんどの問題は社内にもともと潜んでいたセキュリティーリスクの顕在化、または従業員の情報リテラシーの不足によるものです。気になるようならテレワークを想定し、どこにセキュリティー上の不足があるのか洗い出してみることをおすすめします。そこで出てきたリスクは、おそらくテレワーク導入以前の問題であると気づくはずです。

そもそも情報漏洩などのインシデント(事件・事故)は、外部からの侵入よりも情報の持ち出しなど内部不正で起こる割合のほうが圧倒的に多い傾向にあります。社員の情報リテラシーを、教育で補うことも必要でしょう。個人のパソコンにもウイルス対策ソフトを入れて定期的にパソコンをスキャンする、カフェなどのFree Wi-Fiにはつながない、外部の人にPC画面を覗かれないようにする、モバイルルーターのセキュリティレベルを最高にするなど、基本的な扱い方を手厚くフォローすることで、守れることはたくさんあります。

Image by ビジュアルジェネレーション/PIXTA

またサーバーへのアクセス権も、リスクのレベルに応じて線引きすることがポイントです。たとえば、1)漏洩したら致命的なもの、2)アクセス権を限定するもの、3)従業員ならアクセスできるもの に大別します。1)はネットワーク上に置くこと自体が危険ですから、ネットワークから切り離したスタンドアロンで保管し、出社時にデータにアクセスします。2)は1)ほどではないものの機密性を持つもので、閲覧できる人を制限します。そして3)は、業務で頻繁に使用するものという具合です。

一律に制限をかけた結果、漏洩による経営リスクがほぼゼロのデータまで外部からアクセスできなくなり出社せざるを得ないというのであれば、テレワークを取り入れたところで非効率な働き方になりかねません。また情報の鮮度も考慮すべきです。大学の場合だと、入試の合格発表の情報は発表日まで絶対外に漏れてはならないので1)にあたりますが、公表後は3)でも差し支えないものになるはずです。

“チャンピオン”の登場次第で日本の働き方は変わる

今回の新型コロナウイルスの影響により、入念な準備を行えないまま全社的なテレワークに舵を切った一方で、有用性を確認できた企業も多いのではないでしょうか。日本は台風や地震など自然災害のリスクが高い国ですから、BCP(事業継続計画)の観点からもテレワークの整備は必須といえます。けれども大手企業の多くは、米国Twitter社のように標準的な勤務スタイルとしてテレワークを恒久的に認めるレベルには至っていないようです。

しかしイレギュラーな勤務形態としてのテレワーク制度では、前編で解説した経営のメリットはなかなか実感できないでしょう。オフィスを縮小できず月々の固定費は変わらないうえ、テレワークの整備が加わり余計にコストがかかるからです。それにテレワークの対象者が一部に限られると、電話の取次ぎなどのオフィス業務を出社した人が肩代わりすることになるため、その人たちの生産性が下がってしまいます。本気でテレワークに取り組むのであれば、大胆で思い切った判断が必要なのです。

そしてテレワークに合わせたマネジメントが定着するまでは、生産性は一時的に少し下がる可能性もあります。半年から1年ほどは様子を見て、結果を急ぎ過ぎないことも重要です。長い目で見れば費用対効果は十分に得られますから、ぜひ腰を据えて取り組んでほしいと思います。

いずれにせよ日本にテレワークが浸透する鍵は、チャンピオン(第一人者)の登場にかかっています。コロナ騒動をきっかけに本格的に取り組んだ企業が一定の成果を上げれば、2、3年以内に後に続く企業が現れるのではないでしょうか。そこで大きな波が訪れれば、一気に一般化する可能性もあります。

AIの発達やデジタルトランスフォーメーションにより、将来的に人々の働き方は確実に変わるはずです。テレワークは次世代型ワークスタイルの第一歩であることからも、ぜひチャンピオンの登場に期待したいですね。

[取材・文]=田邉泰子

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2020年4月22日に開催された「JMAMオンラインカンファレンス on Zoom」。セッション1では、「オンラインによる人材育成・組織開発の新たな価値創造」と題して、リモート組織・トオラス代表の田原真人氏に登壇いただいた。本稿では、「人材育成のオンライン化」と「組織開発と集合知マネジメント」に関する田原氏の解説を紹介する。

2020年05月26日
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2020年05月22日
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失敗から学んだテレワークに必要な施策

リモートワークには様々なメリットがある一方で、うまく活用できないとマイナス要因にもなりかねない。デジタルコンサルティング事業を行うプリンシプルでは4年前、「リモート経営」がうまくいかず業績が低迷。その原因分析と、成功に導くために行った改善策を聞いた。

2020年05月22日
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気づきのエンタ HEALTH お悩み解決健康法 感染症予防につながる「免疫機能」の高め方

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2020年05月22日
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議論白熱 第11回 テレワークは“黎明期”を 脱却できるか?

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2020年05月22日
  • ビジネス予測

続 書籍に学ぶ ビジネストレンド 第12回 「想定外」と どう向き合うか

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2020年05月22日
  • テレワーク

(連載より)第82回:『マネジャーにすべてを背負わせるのは、もうやめよう。最軽量のマネジメント』

2020年5月4日、政府による緊急事態宣言が5月末まで延長されたが、新型コロナウイルス感染者数の推移を慎重に見守りながら、前倒し解除の可能性も出てきた。とはいえ、完全に世の中が元に戻るのではなく、ウィズコロナ時代に突入するのは間違いない。働き方においては、宣言解除後も、リモートワークの引き続きの実施を中心に、「リモート+リアル」のバランスを取りながら、各社取り組んでいくことになるだろう。

2020年05月15日
  • テレワーク

(連載より)第81回:『テレワークの切り札! Office365 Teams 即効活用ガイド』

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2020年05月15日
  • オンライン教育

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2020年05月15日
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学びは、決してとめてはいけない! 「オンライン研修」のあり方と成功の鍵

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