企業事例（書く①） トヨタ自動車 書く機会を通じて仕事の流儀を育む

A3用紙1枚が秘める仕事哲学

書く力を、さらにいえば仕事力そのものを「A3用紙1枚」で育てる──。数々の伝説を持つ「トヨタ方式」だが、中でも今、さまざまな企業が注目するのが、「A3プロセス」「A3マネジメント」、あるいは「問題解決シート」などと巷で呼ばれる文書作成方式。報告書や企画書などの文書をA3用紙、またはA4用紙1枚にまとめるというものである。

数十年にわたり、この方式を文化として定着させてきたトヨタ自動車。いったいなぜ「A3用紙1枚」なのか。その狙いと極意を同社東京総務部長中島哲氏に伺った。

「誤解されがちなのですが、最初からA3用紙に企画や報告書をまとめていくわけではないんですよ」

取材冒頭からこう断った中島氏。「A3用紙1枚」は、いわばゴールであってスタートではない。課題を発見し、その原因と解決法について調査、分析、熟考し、結論を導き出すという、長いプロセスの末に至る“結果”なのである。

同時にそれは、トヨタ流仕事術を実践するためのノウハウでもある、と中島氏。後述する通り、社員は入社後の研修でまず、「トヨタの問題解決の進め方」として、A3用紙1枚にこのプロセスをまとめることを習う。中島氏は次のように続ける。

「『A3用紙1枚』の基盤となるのは、トヨタのモノづくり精神を表した『トヨタウェイ』。連結で全世界に約30万人いる従業員が、同じ価値観を共有するために2001年に策定しました。キーワードは『Challenge（チャレンジ）』『Kaizen（改善）』『GenchiGenbutsu（現地現物）』『Respect（リスペクト）』『Teamwork（チームワーク）』の5つ。

少し解説を加えると、Kaizenとはご存知のように、現場の従業員がボトムアップで行っていく業務改革。GenchiGenbutsuは、『机上で議論、判断するのではなく、現場に赴いて現物を見て問題解決をしよう』という意味です。また、Respectには、お互い尊重し合いつつも、個人がそれぞれの責任を果たす、という哲学が込められています。

これらは決して絵に描いた餅ではなく、全員が共通の仕事の仕方、「トヨタの問題解決」として身につけ、絶えず仕事の現場で実践されていなければなりません。『A3用紙1枚』はそのための道具。いわば、トヨタウェイに基づく問題解決のプロセスと結果を仕事に落とし込む手段といっていい」

どうやら「A3プロセス」とは、単なる文書形式を指すものではなさそうである。とはいえ、どうして文書の書き方がChallengeやKaizen、Respectといった企業フィロソフィーに結びつくのだろうか。

8つのステップで仕事力が育つ

その理由は、A3用紙1枚で書く際の基本パターン「8つのステップ」の説明を聞くうちにはっきりしてきた。8つとは以下の通りである。

１.問題を明確にする２.問題をブレイクダウンする３.達成目標を決める