研修会場・宿泊・食事・ 機材の手配など 研修準備をワンストップで支援

手数料ゼロで手配を代行

社外で研修を実施する場合、会場はもちろんのこと、研修に用いる機材や什器、さらには食事や宿泊、懇親会の準備など、さまざまな手配が必要になる。日程やコストとの兼ね合いを考慮しつつ、最適な研修環境を準備しようとすれば、それなりの時間がかかってしまう。こうした煩わしい手配業務を、一手に引き受けてくれるのがMICだ。同社の「コンファレンスアドバイザー」が、実施する研修の条件などを踏まえ、候補施設の提案から下見同行、施設との打ち合わせ、申込書作成に至るまで、トータルにサポートする。

「大手企業が保有する研修センターには繁忙期と閑散期があり、閑散期には他社に貸し出したいと考えています。一方、そうした研修センターを利用したい企業も多数あります。当社は、両者の橋渡しを行う目的で、1995年に設立されました。当初の契約施設は、企業の保有する研修センターが中心でしたが、その後、大規模なセミナーや会社説明会、株主総会などの要望にも応えるため、全国の貸し会議室やホテルなどとの契約も増やし、ニーズに合わせてさまざまな会場を紹介できるようになりました。現在、紹介できる施設は全国2500カ所以上に上ります」

研修施設の手配を代行してもらえれば、研修担当者にとっては確かに便利だが、気になるのはサービス利用にかかる手数料だろう。

「当社は、お客さまから手配手数料を一切いただきません。なぜなら、研修施設と当社との間で営業代行の契約を結んでいるためです。多くの研修施設では、専任の営業担当者を雇うコストをかけられません。そこで、当社がお客さまのニーズに合った研修環境を的確に手配するノウハウを提供し、お客さまのオフィスに赴き、打ち合わせなども行っています。また、研修施設にとっては、直接予約を受けるとどのような団体か分からないため、当社がフィルター代わりになる役割も担っています。現在、ある金融系の研修施設の与信管理も当社で受託をしています。お忙しい研修ご担当者を研修施設へつなぐ“橋渡し役”になり、皆さまをサポートしていきたいと思います」

施設によっては、MICを通したほうが安く借りられる場合もあるそうだ。

豊富な経験を基に提案

MICの強みは、20年以上にわたる実績に基づき、企業のニーズに即した研修環境を提案できるところにある。先述の通り、MICは大手企業の研修センターと多数契約しているため、研修に適した会場を手配しやすい。同社を通してしか利用できない施設も多いという。

数ある施設の中から、顧客の要望を踏まえて最適な施設を提案するのが、コンファレンスアドバイザーだ。

「研修施設の手配はインターネット上でも可能ですが、細かい部分は実際に会場をチェックしないと分かりません。例えば、研修の合間に休憩するホワイエにはどの程度の広さがあるか、人数に見合ったトイレがあるか、空調は部屋ごとに調節できるか、照明は研修に支障ないか、コンビニエンスストアは近くにあるかなど、コンファレンスアドバイザーが実際に確認したうえで、お客さまに提案しています」

例えば、同じ企業からの依頼であっても、新入社員研修と幹部研修では異なる施設を提案するという。施設のクオリティの違いが、受講者のモチベーションにも影響するからだ。また、新入社員研修の場合、体調を崩す人が出やすいため、近隣の医療機関は必ずチェックする。さらに、事前にアレルギーの申請をしてもらい、それに対応できるレストランを手配することもあるという。

このように、豊富な経験に基づいた、きめ細やかなアドバイスを受けることができる。

最近は、研修担当者の任期が短いケースも少なくない。新任担当者が初めて手配する場合でも、以前からMICに依頼していれば、過去の手配データの蓄積があるため、安心して手配を依頼することができる。一度MICを利用すると、ほとんどの企業がリピート利用するそうだ。

手配は任せ、本来業務に注力

MICでは、施設の手配以外にも、きめ細やかなサービスで研修担当者を支援している。研修機材や食事、懇親会、宿泊などの手配の他、研修映像・教本の制作なども請け負う。

また、外国籍の従業員が研修に参加する機会も増えているため、研修教材の翻訳や、研修当日の通訳などにも対応している。最近では、介護などに携わる外国人技能実習生の研修や、EPA（経済連携協定）に基づく外国人看護師・介護福祉士の研修施設の支援なども行っている。

「研修担当の方が研修施設の手配を行うと、手配のほうに気を取られてしまい、肝心な研修のコンテンツに集中できないという声をよく聞きます。本来の業務に専念いただくためにも、ハードの手配は、ぜひ当社にお任せください」

面倒な手配業務から解放され、より重要な研修内容の企画に注力できる。しかも、研修手配のプロの視点から提案を受けられ、そのうえ、手配手数料がかからないとなれば、MICを利用しない手はなさそうだ。